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Betreff: "Konsistente oder öffentliche Protokolle" (Antrag der Piraten-Ratsfraktion)
Status:öffentlichVorlage-Art:Beschlussvorlage/sonstige Vorlage
Federführend:01-Referat des Oberbürgermeisters -01.6-Ratsangelegenheiten   
Beratungsfolge:
Ausschuss für allg. Angelegenheiten, Integration und Gleichstellung Vorberatung
27.01.2014 
25. öffentliche Sitzung des Ausschusses für allgemeine Angelegenheiten, Integration und Gleichstellung ungeändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

Beschlussvorschlag:             

 

An dem bisherigen Verfahren zur Erstellung und Veröffentlichung von Protokollen der Sitzungen des Rates und der Ausschüsse wird grundsätzlich festgehalten.

 

Eine Frist zur Erstellung und Bereitstellung der Protokolle wird nicht gesetzt.

 

Nach Versand der Protokolle an die Sitzungsteilnehmer/-innen werden die öffentlichen Teile im Ratsinformationssystem zur Einsicht bereitgestellt.

 

Eine Vorlage des Antrags im Rat ist nicht erforderlich.

 

Begründung:

 

Mit Antrag vom 11.01.2013 hat die Piraten-Ratsfraktion in der Sitzung des A. f. allgemeine Angelegenheiten, Integration und Gleichstellung gefordert, dass Protokolle maximal zwei Wochen nach einer Sitzung als Entwurf veröffentlicht, in der folgenden Sitzung genehmigt und erneut - mit möglichen Korrekturen - veröffentlicht werden sollen.

 

Nach gründlicher Prüfung der Abläufe im Hause ist Folgendes darzulegen:

 

Die Protokolle der Gremiensitzungen bei der Stadt Göttingen gehen in ihrer ausführlichen Darstellung weit über das gesetzlich vorgeschriebene Maß hinaus. Die gesetzlich geforderten Inhalte eines Protokolls sind allein der wesentliche Inhalt der Verhandlungen und die Abstimmungs- und Wahlergebnisse.

 

Die Protokollführung obliegt bei  der Stadtverwaltung Göttingen Mitarbeitern/innen in den zuständigen Dezernaten, die neben anderen Aufgaben auch für den Sitzungsdienst zuständig sind. Eine zeitnahe Herstellung kann insofern nicht immer gewährleistet werden. Die Prüfung der Einrichtung eines zentralen Sitzungsdienstes im Hause hat ergeben, dass dieser zu einem erhöhten Personalaufwand führen würde.

 

Das von dem/der  Verwaltungsmitarbeiter/in verfasste  Protokoll wird der jeweils zuständigen Dezernatsleitung oder dem Oberbürgermeister und der/dem Vorsitzenden des Gremiums vorgelegt und von ihnen gegengezeichnet. Auch dieser Umstand verursacht gelegentlich zeitliche Verzögerungen. Erst wenn diese Unterschriften vorliegen, ist der Entwurf des Protokolls abgeschlossen. Diese Fassung wird dann dem Gremium mit der nächsten Einladung zugestellt.

Für die Öffentlichkeit wird bisher zu diesem Zeitpunkt jedoch nur die Einladung freigeschaltet, das Protokoll erst nach Genehmigung durch das jeweilige Gremium.

 

Um hier zu einer Beschleunigung zu kommen, wäre es denkbar, das abgezeichnete Protokoll der letzten Sitzung mit der Versendung der Einladung zur nächsten auch im Ratsinformationssystem  ALLRIS® für die Öffentlichkeit freizuschalten, damit also rund 14 Tage früher als beim jetzigen Verfahren.

 

Die Einhaltung einer Frist von zwei Wochen ist aber bei Beibehaltung der ausführlichen Protokollführung nicht einzuhalten.

 

Die Anregung des Antrages, ggfls. Änderungen auch in das zur Genehmigung vorgelegte Protokoll aufzunehmen, wird bei sich bietender Gelegenheit aufgegriffen.

 

Unabhängig von der Protokollerstellung und Genehmigung werden die Arbeitsaufträge aus den Sitzungen unmittelbar nach den Sitzungen in die betroffene Verwaltungsstelle zur Bearbeitung gegeben.

Insofern wirkt sich die Geschwindigkeit der Protokollerstellung und Genehmigung auf die Arbeitsabläufe nicht aus.

 

Finanzielle Auswirkungen:

 

---

 

Anlagen:

 

Antrag der Piraten-Ratsfraktion vom 01.02.2013

Auszug auf dem Protokoll der 14. Sitzung des A.f. allgemeine Angelegenheiten, Integration und Gleichstellung am 25.02.2013

 

Anlagen:  
  Nr. Status Name    
Anlage 2 1 öffentlich Piraten-01-02-2013-Konsistenteoderoeffentliche (509 KB)      
Anlage 1 2 öffentlich Auszug-AAA-25-2-2013-TOP5-Konsistene_Protokollee (18 KB)      
 
 

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