Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt Göttingen möge beschließen:

1. Über die bislang vorgesehene Fassadensanierung hinaus wird der 3. Bauabschnitt (3. BA) des Neuen Rathauses vollständig saniert und die bestehenden Bürostrukturen werden erneuert. Zudem werden neue Büroflächen geschaffen, indem das städtische Archiv, welches sich zurzeit im 3. BA befindet, ausgelagert wird.

2. Der Rat nimmt zur Kenntnis, dass der Mittelbedarf für die Sanierung und die Herrichtung und Umstrukturierung der Büroflächen des 3. BA bei rund 8,2 Mio. EUR liegt. Für den Beginn der Sanierungsmaßnahmen in 2018 werden die unter Investitions-Nr. 6502555012 „Neues Rathaus - Fassaden 3. BA“ zunächst für diesen Zweck veranschlagten Mittel eingesetzt, die zu gegebener Zeit im Rahmen der Fortschreibung der Finanzplanung 2019 ff. aufgestockt werden müssen. Die Grundsanierung ist verbunden mit der Optimierung des Büroflächenmanagements und nur bei der dauerhaften Verlagerung des Stadtarchivs möglich. Hierfür fallen neben künftigen laufenden Mietzahlungen weitere 1,55 Mio. EUR an Investitionskosten an, um den vorgesehenen Standort zunächst den Anforderungen an ein städtisches Archiv anzupassen.

3. Von dem auf 1,55 Mio. € geschätzten Mittelbedarf zur baulichen Vorbereitung der Auslagerung des Archivs werden bereits 300.000 € in 2018 außerplanmäßig genehmigt und bei der neuen Investitionsnummer 6532105001 „Auslagerung des Archivs“ außerplanmäßig bereitgestellt. Dieser Betrag ist in voller Höhe gedeckt durch den in 2018 nicht benötigten Anteil von Investitionsmitteln bei der Inv. Nr. 6502555012 "Neues Rathaus Fassaden 3. BA".

4. Zur haushaltsrechtlichen Absicherung der darüber hinaus im Haushaltsjahr 2019 anfallenden Investitionskosten für die Auslagerung des Stadtarchivs wird einer außerplanmäßigen Verpflichtungsermächtigung (VE) i. H. v. insgesamt 1,25 Mio. EUR zugestimmt, um über die ersten Planungsaufträge hinaus jahresübergreifend Verpflichtungen eingehen zu können. Die außerplanmäßige Verpflichtungsermächtigung ist in voller Höhe gedeckt durch eine nicht in Anspruch genommene VE bei der Investitionsnummer 6523005201 „OHG Erweiterung“. Die entsprechende Veranschlagung der Haushaltsmittel i. H. v. 1,25 Mio. EUR ist im Haushalt 2019 vorzusehen.

5. Die zur Sanierung und Erneuerung der Bürostrukturen des 3. BA zusätzlich zu den vorhandenen Ansätzen erforderlichen Mittel mit einem Investitionsbedarf von insgesamt ca. 4,55 Mio. EUR sowie die für die Auslagerung des Stadtarchivs zusätzlich ab 2019 benötigten Mittel in Höhe von 1,25 Mio. € werden in einem 2. Nachtragshaushaltsplan 2018 veranschlagt und der gesamte Finanzierungsbedarf für die Jahre 2018 – 2020 dargestellt.

Begründung:

Der dritte Bauabschnitt des Neuen Rathauses, der parallel zur Reinhäuser Landstraße verläuft, soll ab dem Jahr 2019 umfassend saniert werden.

Die ursprüngliche Planung umfasste nur die Modernisierung der Außenfassade insbesondere auch im Hinblick auf eine verbesserte Dämmung und Energieeffizienz des Gebäudes. Neben dem flächendeckenden Aus­tausch der Fenster beinhaltet dies die fassadenseitige Erneuerung der Elektro-, EDV- und Heizungsanlage sowie die Anbringung einer Innendämmung und die Installation von Fensterlüftungsanlagen. Hierfür waren bislang ca. 3.65 Mio. Euro vorgesehen und im Haushalt etatisiert.

Die fortgeschrittenen Planungen haben erwiesen, dass dazu aufgrund der Lärmproblematik aller Mitarbeiter/innen des gesamten 3. BA ausgelagert werden müssen. Daher soll die Sanierung auf den jeweils gesamten Etagenbereich ausgeweitet werden, um gleichzeitig auch den im Inneren bestehenden Sanierungsbedarf mit insbesondere einer vollständigen Erneuerung der Versorgungsleitungen (Elektro, Heizung, Sanitär) durchzuführen.

Derzeit ist geplant, dass die Baumaßnahmen im 3. BA Anfang des Jahres 2019 beginnen werden. Während der Bauzeit von ca. 2 Jahren sollen die Büroflächen vollständig freigezogen werden. Dazu müssen temporär Büroflächen angemietet werden. Wenn nur jeweils eine Etage freigeräumt werden kann, gäbe es folgende Nachteile:

• Höhere Kosten, da eingeschränkte Arbeitsabfolgen bei lärmintensiven Maßnahmen,
• Verlängerter Bauablauf, da zwischenzeitlich immer erst wieder umgezogen werden muss,
• Deutliche Unannehmlichkeiten für die verbliebenden Mitarbeiter/innen wegen Lärm und anderer Nutzungseinschränkungen, wie z. B. die zeitweise Sperrung der Toiletten.

Im Rahmen der Sanierung im 3. BA sollen zusätzlich zu der technischen Erneuerung in Abstimmung mit dem Datenschutz- und Sicherheitsbeauftragten sowie dem Personal­rat neue, moderne, flexible und transparente Büro­strukturen geschaffen werden. Die Planungen hierfür laufen aktuell und sollen bis Juli 2018 abgeschlossen sein.

Mit der Sanierung des 3. BA des Neuen Rathauses wird die Sanierung des gesamten Neuen Rathauses eingeläutet. Nach erfolgreichem Abschluss der Sanierungs­arbeiten sowie der Umstrukturierung der Büroflächen im 3. BA soll in gleicher Weise mit dem 1. BA weiterverfahren werden. Diese umfangreichen Investitionen werden in den nächsten Jahren im Finanzplan dargestellt werden. Für die Veranschlagung verwendet wird die bisher auf Fassadensanierung beschränkte Investitionsmaßnahme. Die Be­schränkung wird insoweit mit der Erweiterung der Finanzplanungsansätze aufgehoben.

Die aktuelle Kostenschätzung für die geplante Gesamtsanierung und die zusätzliche Herrichtung der Büroflächen im 3. BA beläuft sich auf insgesamt 8,2 Mio. EUR, inklusive der Etagen, in denen derzeit das Archiv der Stadt untergebraucht ist. Hierin sind auch die Kosten für die Fassadensanierung enthalten. Die Kostenschätzung wurde zudem an die aktuellen Baupreise angepasst.

Insgesamt handelt es sich im 3. BA um Büroflächen mit einer Bruttogeschoss­fläche von 4.800 m². Die Sanierungs- und Herrichtungskosten pro Quadratmeter betragen damit etwa 1.700 Euro/m² und liegen deutlich unterhalb der zu kalkulierenden Kosten für einen Neubau von Büroflächen. Zudem können durch die Neustrukturierung der Flächen zukünftig mehr Arbeitsplätze als bisher untergebracht werden.

Im 1. BA stehen entsprechend gut 20.000 m² Büroflächen zu Verfügung.

Um darüber hinaus weitere Räumlichkeiten herzurichten, wurde die Aufstockung auf das 3. bzw. 4. OG des 3. BA geprüft. Eine solche Aufstockung würde weitere 1,3 Mio. EUR kosten, aber lediglich 370 qm Bürofläche schaffen. Somit ergibt sich ein Preis von ca. 3.500 EUR pro Quadrat­meter Bürofläche. Aufgrund der zu hohen Kosten wurde daher von dieser Variante Abstand genommen.

Im 2. OG des 3. BA befindet sich das städtische Archiv. Die gesamte Etage ist mit verschiedensten Archivgütern, wie z.B. historischen Schriftstücken, Urkunden, Akten und Amtsbüchern gefüllt. In der 3. Etage haben die zugehörigen Mitarbeiter/innen entsprechende Büroflächen. Insgesamt werden somit etwa 1.400 Quadratmeter Fläche durch das Stadtarchiv genutzt.

Im Zuge der Sanierung soll das Stadtarchiv ausgelagert werden, um am Standort des Neuen Rathauses weitere dringend notwendige Büroflächen für publikumsintensive Fachbereiche zu schaffen. Zudem ist eine Sanierung der betroffenen Etage bei laufendem Archivbetrieb nicht möglich ohne die wertvollen Archivgüter zu beschädigen, bzw. eine Beschädigung der Archivalien auszuschließen. Daher musste ohnehin eine Zwischenlösung für das Archiv gefunden werden.

Durch die Schaffung von zusätzlichen Büroflächen am zentralen Standort des Neuen Rathauses kann mittelfristig auf Anmietungen von Büroflächen verzichtet werden und es können Mietkosten eingespart werden.

Der neue Standort für eine Unterbringung des Stadtarchivs muss entsprechend hergerichtet werden. Dies beinhaltet u.a. Investitionen in den Gewerken Elektro und Sanitär, sowie Lüftung und Klimatechnik, da für die wertvollen Archivgüter besondere klimatische Verhältnisse geschaffen werden müssen. Diese Investitionen wären in den nächsten Jahren auch am aktuellen Standort notwendig, da die technischen Anlagen z.T. nicht mehr den aktuellen Anforderungen an ein städtisches Archiv genügen.

In den Investitionskosten für das Archiv ist die benötigte Ausstattung mit Rollregalen und Spezialschränken enthalten.

Die Planung für den Umbau wird, nachdem die Haushaltsmittel zur Verfügung stehen, sofort beginnen. Ein Umzug des Stadtarchivs wäre dann voraussichtlich im 2. Quartal 2019 möglich, sodass möglichst wenige Reibungsverluste mit der dann bereits begonnenen Sanierung des 3. Bauabschnittes entstehen.

Da sich die dargestellten Lösungen erst im Laufe der Planungsphase der Fassadensanierung ergeben haben, sind die baulich und inhaltlich erweiterte Investitionsmaßnahme im 3. BA des Neuen Rathauses sowie die Auslagerung des Stadtarchivs mit einem zusätzlichen Investitionsbedarf von etwa 6 Mio. Euro im Haushalt 2017/2018 und 1. Nachtragshaushalt 2018 nicht dargestellt,

Die Finanzierung der Sanierung und des Umbaus des 3. Bauabschnittes, sowie die Auslagerung des städtischen Archivs soll daher über die Aufstellung eines 2. Nachtragshaushaltsplanes dargestellt werden. Gleichwohl sind zur politischen Bestätigung der Grundausrichtung und zur Absicherung des Prozesses die jetzt vorgeschlagenen grundsätzlichen Beschlüsse des Rates notwendig. Diese ermöglichen in der Folge im Rahmen zur Verfügung stehender Haushaltsmittel in Verbindung mit außerplanmäßigen Ermächtigungen bereits Planungsleistungen und Bauaufträge für die weiteren notwendigen Schritte der beiden Projekte.

Während die Veranschlagung der individuellen Höhe der in den Jahren 2019 und 2020 notwendigen Finanzierungsbausteine im Rahmen der Aufstellung eines Nachtragshaushaltsplanes geplant ist, werden zuvor die haushaltsrechtlichen Ermächtigungen für die in 2018 notwendigen Maßnahmen durch die außerplanmäßige Auszahlung und die in dieser Höhe nicht benötigte Verpflichtungsermächtigung bei der Inv. Nr. 6523005201 "Gymn., OHG Erweiterung" geschaffen. Die Baumaßnahme zur Erweiterung des OHG wird dadurch nicht beeinträchtigt. Auch diese Änderungen werden im Nachtragshaushaltsplan 2018 dargestellt.

Finanzielle Auswirkungen:

Die außerplanmäßige Auszahlung für die Herrichtung des neuen Standortes für das Stadtarchiv ist i. H. v. 300.000 EUR gedeckt durch Einsatz von Investitionsmitteln bei der Inv. Nr. 6502555012 "Neues Rathaus Fassaden 3. BA". Diese Mittel müssen im Haushaltsjahr 2019 wieder zusätzlich zu dem ohnehin benötigten Mehrbedarf bereitgestellt werden.

Die außerplanmäßige Verpflichtungsermächtigung ist in voller Höhe gedeckt durch die nicht in voller Höhe in Anspruch genommene VE bei der Inv. Nr. 6523005201 "Gymn., OHG Erweiterung".

Die in den Jahren 2019 und 2020 zusätzlich benötigen Hausmittel in Höhe von 4,55 Mio. Euro für die Sanierung des 3. BA und 1,25 Mio. Euro für die Auslagerung des Archivs zuzüglich der in 2018 bereitgestellten Deckungsmittel in Hohe von 300.000 Euro werden im 2. Nachtragshaushaltplan einschließlich der Finanzierung dargestellt werden.

Zusätzlich zu den Investitionskosten werden sich im Ergebnishaushalt weitere Auswirkungen ergeben:

-          Mietkosten für die Büroflächen zur Auslagerung des 3. BA mit Umzugskosten (ca. 300.000 Euro/a für 2 Jahre)

-          Mietkosten für das zukünftige Archiv (Kaltmiete 120.000 Euro/a)

-          Umzugskosten für das Archiv (80.000 Euro einmalig)

-          Abschreibungen für die Investitionen im angemieteten Objekt für das Archiv (20 Jahre)

-          Zusätzliche Abschreibungen für die Investitionen im 3. Bauabschnitt (Verlängerung der bisherigen Nutzungsdauer um 25 Jahre)